Laatst bijgewerkt: 20 april 2026
SHAPE Group BV, met zetel te Kortrijksesteenweg 1045A, 9051 Gent, ondernemingsnummer 0693.802.495, hecht veel belang aan een veilige, transparante en vertrouwelijke verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens. In het bijzonder willen wij de gegevens van onder meer onze klanten, onderaannemers, leveranciers, websitebezoekers en prospects beschermen tegen verlies, lekken, fouten, onterechte toegangen of onrechtmatige verwerkingen.
Wij willen u via deze privacyverklaring informeren over welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom, hoe lang wij ze bewaren, met wie wij ze delen en welke rechten u kan uitoefenen. Wij verwerken uw gegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR) en de Belgische regelgeving inzake bescherming van persoonsgegevens.
Deze privacyverklaring heeft betrekking op alle diensten die door SHAPE Group BV en haar dochterondernemingen worden verstrekt, en op alle activiteiten die wij uitvoeren, inclusief het bezoek aan onze website shapegroup.be. De betrokken vennootschappen zijn:
SHAPE Group BV — BE0693.802.495
SHAPE Development NV — BE0871.665.655
SHAPE Real Estate BV — BE0775.311.102
SHAPE Invest BV — BE1023.321.294
SHAPE Hospitality BV — BE1020.254.809
SHAPE Factory BV — BE1022.319.523
Studio SHAPE BV — BE0677.888.854
Sigl Vastgoed BV — BE1020.255.403
SHAPE Group BV Kortrijksesteenweg 1045A, 9051 Gent BTW/KBO: BE0693.802.495 info@shapegroup.be
Contactpersoon voor privacy-aangelegenheden: de heer Philles Van De Voorde — info@shapegroup.be.
Naargelang uw relatie tot onze onderneming verwerken wij:
Identiteits- en contactgegevens: naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, functie, werkgever
Financiële gegevens: facturatiegegevens, bankrekeningnummer, betalingshistoriek
Professionele gegevens: functie, bedrijf, projectbetrokkenheid
Beeldmateriaal: foto's of beelden genomen in het kader van projecten, events of marketing (steeds conform de toepasselijke regelgeving)
Technische en gebruiksgegevens: IP-adres, apparaat- en browserinformatie, bezochte pagina's, interacties met onze e-mails en website, verwijzende URL
Communicatie- en marketingdata: formulierinzendingen, downloadgedrag, chatinteracties, nieuwsbriefvoorkeuren
Locatiegegevens (enkel indien relevant voor het project of de dienstverlening)
U bent niet verplicht uw persoonsgegevens mee te delen, maar bepaalde diensten of samenwerkingen zijn niet mogelijk zonder deze gegevens. U draagt de verantwoordelijkheid voor de juistheid van de gegevens die u ons verstrekt. Gelieve ons te verwittigen wanneer uw gegevens wijzigen.
Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
Uitvoering van overeenkomsten en dienstverlening aan klanten, onderaannemers en leveranciers — rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst
Klantenbeheer, projectbeheer, facturatie en boekhouding— rechtsgronden: uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichtingen
Commerciële communicatie en direct marketing(nieuwsbrieven, gerichte campagnes, event-uitnodigingen) — rechtsgrond: uw toestemming (via inschrijving of cookiebanner), of ons gerechtvaardigd belang bij bestaande klanten voor soortgelijke diensten
Leadopvolging en CRM-beheer via onze marketing- en salesautomatisering (o.a. HubSpot) — rechtsgrond: uw toestemming en/of ons gerechtvaardigd belang
Analyse en verbetering van onze website — rechtsgrond: uw toestemming via de cookiebanner
Public relations, communicatie en events — rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang, of uw toestemming waar vereist
Voldoen aan wettelijke en reglementaire verplichtingen(boekhoudkundig, fiscaal, antiwitwas) — rechtsgrond: wettelijke verplichting
Beveiliging van onze website, IT-systemen en gebouwen— rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang
Verdediging van onze rechten in geval van geschillen — rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang
Voor direct marketing per e-mail aan niet-klanten vragen wij steeds voorafgaande toestemming. U kan uw toestemming op elk moment intrekken via de afmeldlink in elke e-mail of via info@shapegroup.be.
Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt:
Klant- en leveranciersdossiers: tot 10 jaar na beëindiging van de overeenkomst of het project (in lijn met de contractuele verjaringstermijn)
Boekhoudkundige en fiscale gegevens: 7 jaar, conform wettelijke verplichting
Marketing- en CRM-gegevens (HubSpot): tot 3 jaar na het laatste zinvolle contact, tenzij u eerder uw toestemming intrekt
Websitebezoek- en cookiedata: zie onze Cookieverklaringvoor specifieke termijnen per cookie
Sollicitatiegegevens: 2 jaar na afsluiting van de procedure, mits uw toestemming; anders verwijderd binnen de maand
Gegevens in het kader van lopende geschillen: zolang noodzakelijk voor de verdediging van onze rechten
Na deze termijnen worden de gegevens verwijderd of geanonimiseerd, tenzij een langere bewaring wettelijk verplicht is.
Onze website gebruikt cookies en vergelijkbare technologieën. Niet-noodzakelijke cookies (analytisch, marketing) worden enkel geplaatst na uw expliciete toestemming via onze cookiebanner. U kan uw voorkeuren op elk moment wijzigen.
De volledige lijst van gebruikte cookies, hun doel, vervaltermijn en aanbieder vindt u in onze Cookieverklaring.
Wij delen uw persoonsgegevens enkel met derden wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening of wanneer dit wettelijk vereist is. Deze derden verwerken uw gegevens uitsluitend in overeenstemming met onze instructies en de toepasselijke regelgeving (verwerkersovereenkomst).
Onze voornaamste categorieën ontvangers:
IT- en hostingdienstverleners (websitehosting, e-mail, opslag)
Marketing- en CRM-platforms: HubSpot, Inc. (CRM, marketingautomatisering, chat, formulieren)
Analytics- en beveiligingsdiensten: Google LLC (Google Analytics, reCAPTCHA)
Boekhouding, revisor, juridische adviseurs
Onderaannemers en partners, voor zover noodzakelijk voor de projectuitvoering
Overheidsinstanties, bij wettelijke verplichting of gerechtelijk bevel
In geval van een fusie, overname, reorganisatie of overdracht van activiteiten kunnen uw persoonsgegevens worden overgedragen aan de betrokken partijen. Wij zullen redelijke inspanningen leveren om u hierover vooraf te informeren.
Wij verkopen uw persoonsgegevens nooit aan derden en stellen ze niet commercieel ter beschikking van direct marketingbureaus zonder uw voorafgaande toestemming.
Enkele van onze dienstverleners zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte, met name in de Verenigde Staten:
HubSpot, Inc. — Privacy Policy · DPA
Google LLC — Privacy Policy
Deze doorgifte gebeurt op basis van het EU-US Data Privacy Framework en/of de Standard Contractual Clauses (SCC's) van de Europese Commissie, aangevuld met passende technische en organisatorische waarborgen.
Onze werknemers, medewerkers en aangestelden hebben enkel toegang tot uw persoonsgegevens voor zover dit noodzakelijk is voor de uitoefening van hun functie. Zij zijn gebonden door een strikte vertrouwelijkheidsverplichting.
In overeenstemming met de GDPR beschikt u over de volgende rechten:
Recht op inzage: u heeft het recht om kennis te nemen van de persoonsgegevens die wij over u verwerken.
Recht op rectificatie: u heeft het recht onjuiste of onvolledige gegevens te laten corrigeren.
Recht op gegevenswissing: u heeft het recht te vragen dat wij uw persoonsgegevens verwijderen, voor zover de verwerking niet noodzakelijk is voor een wettelijke verplichting, de uitvoering van een overeenkomst of een gerechtvaardigd belang.
Recht op beperking van de verwerking: in specifieke omstandigheden kan u vragen de verwerking tijdelijk te beperken.
Recht op overdraagbaarheid: u heeft het recht de gegevens die u ons heeft verstrekt in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te verkrijgen en over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.
Recht van bezwaar: u heeft het recht bezwaar te maken tegen de verwerking op grond van ons gerechtvaardigd belang.
Recht van bezwaar tegen direct marketing: u heeft te allen tijde het absolute recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor direct marketingdoeleinden, zonder enige motivering.
Recht op intrekking van toestemming: wanneer de verwerking gebaseerd is op uw toestemming, kan u deze op elk moment intrekken, zonder dat dit de rechtmatigheid van de eerdere verwerking aantast.
U kan deze rechten uitoefenen door een verzoek te richten aan info@shapegroup.be. Om uw identiteit te kunnen vaststellen, kunnen wij u vragen om een kopie van uw identiteitsbewijs toe te voegen (met de niet-relevante velden afgeschermd).
Meent u dat uw rechten geschonden zijn? U heeft het recht klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit: Drukpersstraat 35, 1000 Brussel — +32 2 274 48 00 — contact@apd-gba.be — www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
U kan zich eveneens richten tot de bevoegde rechtbank indien u meent schade te lijden ten gevolge van de verwerking van uw persoonsgegevens.
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen vernietiging, verlies, vervalsing, wijziging, ongeoorloofde toegang of ongeoorloofde kennisgeving. Deze maatregelen omvatten onder meer toegangsbeheer, encryptie in transit, regelmatige back-ups, logging, en het afsluiten van verwerkersovereenkomsten met alle dienstverleners die in onze naam persoonsgegevens verwerken.
Geen enkele verwerking is volledig risicoloos. SHAPE Group BV kan niet aansprakelijk worden gesteld voor directe of indirecte schade die voortvloeit uit onrechtmatig gebruik van uw persoonsgegevens door derden, behoudens in geval van opzet of grove fout aan onze zijde.
Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld wanneer wij nieuwe diensten introduceren of wanneer de regelgeving wijzigt. Wij raden u aan deze pagina regelmatig te raadplegen. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij u actief via e-mail of via een melding op onze website.
Heeft u vragen, opmerkingen of een verzoek tot uitoefening van uw rechten? Contacteer ons via info@shapegroup.be.
