INLEIDING

SHAPE Group BV, met zetel te Zandberg 12, 9000 Gent, ondernemingsnummer 0693.802.495, hecht veel belang aan een veilige, transparante en vertrouwelijke verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens. In het bijzonder willen wij de gegevens van o.a. onze klanten, onderaannemers en leveranciers beschermen tegen onder meer verlies, lekken, fouten, onterechte toegangen of onrechtmatige verwerkingen. Wij willen u door middel van deze privacy policy informeren over de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens. Wij vragen dat u deze aandachtig leest, vermits deze essentiële informatie bevat over hoe uw persoonsgegevens worden verwerkt en waarvoor.

Door het meedelen van uw persoonsgegevens verklaart u uitdrukkelijk kennis te hebben genomen van deze privacy policy en gaat u er eveneens uitdrukkelijk mee akkoord, alsook met de verwerking zelf.

TOEPASSINGSGEBIED

Deze privacy policy heeft betrekking op alle diensten die door ons en onze dochterondernemingen (waaronder onder andere SHAPE Development NV, SHAPE Real Estate BV en Studio SHAPE BV) worden verstrekt en in het algemeen op alle activiteiten die wij uitvoeren.

VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE EN HAAR VERBINTENISSEN

SHAPE Group BV is de verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens. Bij de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens respecteren wij de Belgische regelgeving inzake bescherming van persoonsgegevens, evenals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“GDPR”).

PERSOONSGEGEVENS

Naargelang uw activiteiten en uw relatie tot onze onderneming, deelt u ons de volgende persoonsgegevens mee: identiteits- en contactgegevens (waaronder uw naam, rijksregisternummer, adres, e-mailadres en telefoonnummer), financiële gegevens, locatiegegevens, gegevens die betrekking hebben op uw verbinding, gegevens met betrekking tot uw professionele activiteit en functie en foto’s of beelden. Wij wijzen u er vriendelijk op dat u de verantwoordelijkheid draagt voor alle gegevens die u ons verstrekt en dat wij vertrouwen op de juistheid ervan. Indien uw gegevens niet meer up-to-date zouden zijn, verzoeken wij u ons dit per kerende te melden. U bent niet verplicht om uw persoonsgegevens mee te delen, maar u begrijpt dat het verlenen van bepaalde diensten of het samenwerken onmogelijk wordt wanneer u niet instemt met de verzameling en verwerking eraan.

VERWERKINGSDOELEINDEN EN RECHTSGROND

De doeleinden voor de verwerking van de verschillende persoonsgegevens zijn de uitvoering van de overeenkomsten, het beheer van klanten, onderaannemers en leveranciers, de boekhouding, direct marketingactiviteiten zoals het toesturen van promotionele of commerciële informatie en public relations. De rechtsgronden zijn de uitvoering van de overeenkomst, het vervullen van wettelijke en reglementaire verplichtingen en/of ons gerechtvaardigd belang. Voor direct marketingactiviteiten per e-mail zal steeds de toestemming worden gevraagd en kan deze ook op elk moment worden ingetrokken.

DUUR VAN DE VERWERKING

De persoonsgegevens worden door ons bewaard en verwerkt voor een periode die noodzakelijk is in functie van de doeleinden van de verwerking en in functie van de relatie die wij met u hebben. De gegevens zullen in elk geval na een termijn van tien jaar na de beëindiging van de overeenkomst of het project uit onze systemen worden verwijderd, behoudens voor wat betreft deze persoonsgegevens die wij op basis van specifieke wetgeving langer moeten bewaren of in geval van een lopend geschil waarvoor de persoonsgegevens nog noodzakelijk zijn.

COOKIES

Door onze website te gebruiken gaat u akkoord met het gebruik van cookies. Cookies helpen ons om uw bezoek aan onze website te optimaliseren, uw technische keuzes te onthouden, en u aanbiedingen en diensten voor te stellen die steeds meer zijn afgestemd op uw behoeften. Wij raden u aan om uw cookies te activeren als u onze website bezoekt. U blijft echter vrij om ze uit te schakelen via uw browserinstellingen.

We gebruiken enerzijds essentiële cookies. Deze cookies zijn noodzakelijk voor de goede werking van onze website en kunnen niet gedeactiveerd worden. Ze zijn geconfigureerd als reactie op uw acties op onze website, zoals het instellen van uw privacy-instellingen en inloggegevens of het invullen van onze formulieren. Deze cookies vergemakkelijken uw navigatie op onze website.

Anderzijds gebruiken we ook niet-essentiële cookies. Deze cookies zijn niet noodzakelijk voor de goede werking van onze website, maar ze helpen ons om u een verbeterde en gepersonaliseerde gebruikerservaring te bieden. Dit zijn functionele cookies (om u een optimale en gepersonaliseerde werking en gebruikerservaring van onze website te bieden, analytische cookies (om uw bezoek en het verkeer op onze website te analyseren en om de prestaties van onze website te meten en te verbeteren en tracking cookies (door onze advertentiepartners op onze website worden geplaatst om uw voorkeuren te kennen en u relevante advertenties op andere websites voor te stellen).

RECHTEN

In overeenstemming en onder de voorwaarden van de Belgische privacywetgeving en de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming delen wij u mee dat u over de volgende rechten beschikt: 

• Recht op toegang en inzage: u heeft het recht om kosteloos kennis te nemen van de gegevens die wij over u hebben en na te gaan waarvoor deze worden aangewend.
• Recht op rectificatie: u heeft het recht om rectificatie (verbetering) van uw onjuiste persoonsgegevens te verkrijgen, evenals om onvolledige persoonsgegevens te vervolledigen.
• Recht op gegevenswissing of beperking: u heeft het recht om ons te verzoeken uw persoonsgegevens te wissen of de verwerking ervan te beperken in de omstandigheden en onder de voorwaarden zoals bepaald door de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Wij kunnen de gegevenswissing of beperking weigeren van enige persoonsgegevens die voor ons noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van een wettelijke verplichting, de uitvoering van de overeenkomst of ons gerechtvaardigd belang, en dit zolang deze gegevens noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld. 
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens: u heeft het recht de persoonsgegevens die u ons heeft verstrekt, in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen. U heeft het recht deze gegevens over te dragen aan een andere verantwoordelijke voor de verwerking.
• Recht van bezwaar: u heeft het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens wegens ernstige en legitieme motieven. Gelieve er evenwel rekening mee te houden dat u zich niet kan verzetten tegen de verwerking van persoonsgegevens die voor ons noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van een wettelijke verplichting, de uitvoering van de overeenkomst of ons gerechtvaardigd belang, en dit zolang deze gegevens noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor zij werden verzameld.
• Recht van intrekking van de toestemming: Indien de verwerking van de persoonsgegevens is gebaseerd op de voorafgaande toestemming, beschikt u over het recht deze toestemming in te trekken. Deze persoonsgegevens zullen dan enkel nog verwerkt worden indien wij hiervoor over een andere rechtsgrond beschikken.  

U kan voormelde rechten uitoefenen door u te wenden tot SHAPE Group BV. De contactpersoon hiervoor is: de heer Philles Van De Voorde met contactgegevens: [email protected].

Wij stellen alles in het werk om op een zorgvuldige en legitieme manier om te gaan met uw persoonsgegevens in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving. Indien u desalniettemin van oordeel bent dat uw rechten geschonden zouden zijn en u binnen onze onderneming voor uw bezorgdheden geen gehoor zou vinden, staat het u vrij een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (Drukpersstraat 35, 1000 Brussel – +32 2 274 48 00 – [email protected] – www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger). U kan zich bijkomend richten tot een rechtbank wanneer u meent dat u schade zou lijden als gevolg van de verwerking van uw persoonsgegevens.

DOORGIFTE AAN DERDEN

Bepaalde persoonsgegevens die door ons worden verzameld, zullen worden doorgegeven aan en mogelijk verwerkt worden door derde dienstverleners, zoals onze IT-leverancier, boekhouder, revisor, evenals door de overheid. Het is mogelijk dat één of meer van bovenvermelde derde partijen gelokaliseerd zijn buiten de Europese Economische Ruimte (“EER”). Er zullen evenwel alleen persoonsgegevens worden doorgestuurd naar derde landen met een passend beschermingsniveau. De werknemers, managers en/of vertegenwoordigers van de hierboven vermelde dienstverleners of instellingen en de gespecialiseerde dienstverleners door hen aangesteld, dienen de vertrouwelijke aard van uw persoonsgegevens te respecteren en kunnen deze gegevens enkel gebruiken voor de doeleinden in het kader waarvan zij werden verstrekt. 

Indien nodig kunnen uw persoonsgegevens worden doorgegeven aan andere derde partijen. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer wij geheel of gedeeltelijk gereorganiseerd zouden worden, onze activiteiten zouden worden overgedragen of indien wij failliet verklaard zouden worden. Ook is het mogelijk dat persoonsgegevens moeten worden doorgegeven ingevolge een gerechtelijk bevel of om te voldoen aan een bepaalde wettelijke verplichting. Wij zullen in dat geval redelijke inspanningen leveren om u voorafgaand te informeren over deze mededeling aan andere derde partijen. U zal evenwel erkennen en begrijpen dat dit in bepaalde omstandigheden niet altijd technisch of commercieel haalbaar is of dat er mogelijk wettelijke beperkingen van toepassing kunnen zijn. 

Wij zullen uw persoonsgegevens in geen geval verkopen of commercieel ter beschikking stellen aan direct marketingbureaus of gelijkaardige dienstverleners, tenzij met uw voorafgaande toestemming.

TOEGANG DOOR DERDEN

Met het oog op de verwerking van uw persoonsgegevens, verlenen wij toegang tot uw persoonsgegevens aan onze werknemers, medewerkers en aangestelden. Wij garanderen een gelijkaardig niveau van bescherming door contractuele verplichtingen tegenstelbaar te maken aan deze werknemers, medewerkers en aangestelden, die gelijkaardig zijn aan deze privacy policy.

TECHNISCHE EN ORGANISATORISCHE MAATREGELEN

Wij nemen de nodige technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens volgens een afdoend veiligheidsniveau te verwerken en deze te beschermen tegen vernietiging, verlies, vervalsing, wijziging, niet-toegestane toegang of kennisgeving per vergissing aan derden, evenals elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens. In geen geval kan SHAPE Group BV aansprakelijk worden geacht voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik door een derde van de persoonsgegevens.